Vergabe- und Vertragsmanagement

Seit wann muss die Rechnung elektronisch übermittelt werden?
Der Wiener Gesundheitsverbund ist bestrebt, die Leistungen und Prozesse laufend zu verbessern. Einer dieser Prozesse betrifft die gebündelte Erfassung sowie die elektronische Übermittlung von Rechnungen. Ab dem 01. Juni 2016 werden Rechnungen bzw. Beilagen in Papierform nicht mehr entgegen genommen.

Durch die ordnungsgemäße Rechnungsübermittlung tragen Sie einen Teil zur Optimierung des Rechnungslaufs bei. Sie helfen uns damit, Zahlungen rascher vornehmen zu können.

Was genau ist mit der Übermittlung von PDF-Rechnungen gemeint?
Um die Administrationsprozesse zu vereinfachen hat die Stadt Wien ein System zur elektronischen Erfassung von Rechnungen eingeführt. Bisher wurden Rechnungen ausgedruckt, per Post übermittelt und wieder eingescannt. Ab sofort können Sie die Rechnung direkt als PDF-Datei erstellen, eingescannte Unterschriften oder elektronische Signaturen sind dabei nicht erforderlich.

Diese PDF-Rechnung ist per E-Mail an eine festgelegte E-Mail Adresse zu versenden. Aus der übermittelten PDF-Rechnung werden vom System automatisch die Rechnungsdaten herausgelesen und in das Buchhaltungssystem übernommen. Bitte beachten Sie aus diesem Grund die Formerfordernisse.

Es existiert keine gesetzliche Verpflichtung zur Übermittlung von PDF-Rechnungen. Warum sollen wir dennoch Rechnungen elektronisch übermitteln?
Die Verpflichtung zur Übermittlung von PDF-Rechnungen ist in den Vertragsbestimmungen des KAV für TFM-Leistungen festgelegt. Diese Vertragsbestimmungen sind für jeden Auftrag, die im Bereich des Technischen Facility Managements erbracht werden, verpflichtend.

An welche E-Mail Adresse soll ich die Rechnung senden?
Hierfür müssen Sie sich einmalig bei der Stadt Wien registrieren (= Zustimmungserklärung). Danach erhalten Sie eine E-Mail Adresse, an die Sie PDF-Rechnungen übermitteln können.

Woher erhalte ich die Zustimmungserklärung bzw. wo muss ich mich registrieren?
Die Zustimmungserklärung finden Sie hier. Nach der Registrierung erhalten erhalten Sie eine E-Mail Adresse, an die Sie PDF-Rechnungen übermitteln können.

Was muss ich bei der Übermittlung der Rechnung per E-Mail beachten?

• Pro E-Mail darf nur eine Rechnung und deren Beilagen gesendet werden.
• Die Rechnung und deren Beilagen müssen in separaten Dateien übermittelt werden.
• Die Rechnungen sind im Format “.pdf” zu liefern.
• Der Dateiname von Rechnungen muss mit einem der folgenden Textteile beginnen: Re, Fa, Hn, Hon, Ar, Inv, Gs, Rn, Rg,
• oder nachstehende Wortlaute an beliebiger Stelle enthalten: Faktura, Rechnung, Honorarnote, Invoice, Gutschrift, Storno, Bill, Creditnote
• Die Beilagen können in einem beliebigen Format geliefert werden und dürfen keine der nachfolgenden Textteile im Namen enthalten: Re, Fa, Hn, Hon, Ar, Inv, Gs, Rn, Rg, Faktura, Rechnung, Honorarnote, Invoice, Gutschrift, Storno, Bill, Creditnote
• Die Dateinamen dürfen nur aus Buchstaben und Ziffern bestehen.

Nähere Details finden Sie auch unter den Formerfordernissen.

Ich habe die Rechnung an die bekanntgegebene E-Mail Adresse gesendet und nun habe ich eine Fehlermeldung erhalten.
In den meisten Fällen handelt es sich um einen Fehler betreffend der Benennung der Rechnungsdatei (Formerfordernisse). In unklaren Fällen bitte kontaktieren Sie das Scanzentrum, diese können Ihnen mitteilen um welchen Fehler es sich handelt.

Servicenummer Scanzentrum : +43 1 4000 8006

Die Abteilung Rechnungs- und Abgabenwesen (MA 6) ist unter der o.a. Servicenummer rund um die Uhr erreichbar.  Von Montag bis Freitag, von 07.30 bis 16.00 Uhr, gibt es eine persönliche Betreuung von geschulten MitarbeiterInnen. An Wochenenden sowie werktags vor 07.30 und nach 16.00 Uhr können Wünsche und Anliegen auf einem Anrufbeantworter hinterlassen werden. Die MitarbeiterInnen des Service-Centers rufen am folgenden Werktag zuverlässig zurück.

Meine Firma hat mehrere Tochtergesellschaften, muss ich jede einzelne registrieren?
Die jeweilige Firma (Tochtergesellschaft), welche eine Rechnung an die Stadt Wien legt, muss sich selbst einmalig registrieren (= Zustimmungserklärung).

Ich habe eine Kopie der Rechnung per Post retourniert erhalten, allerdings benötige ich die Originalrechnung retour.
Um die Originalrechnungen retour zu erhalten, nehmen Sie bitte direkt mit dem Scanzentrum Kontakt auf:
Servicenummer Scanzentrum : +43 1 4000 8006

Die Abteilung Rechnungs- und Abgabenwesen (MA 6) ist unter o.a. Servicenummer rund um die Uhr erreichbar. Von Montag bis Freitag, von 07.30 bis 16.00 Uhr, gibt es eine persönliche Betreuung von geschulten MitarbeiterInnen. An Wochenenden sowie werktags vor 07.30 und nach 16.00 Uhr können Wünsche und Anliegen auf einem Anrufbeantworter hinterlassen werden. Die MitarbeiterInnen des Service-Centers rufen am folgenden Werktag zuverlässig zurück.

Ich habe meine Firma registriert. Kann somit immer nur der/die eine MitarbeiterIn mit der registrierten E-Mail Adresse die Rechnung senden?
Die Rechnungsübermittlung ist nicht an einen bestimmten Absender geknüpft, es können somit mehrere Personen im Unternehmen Rechnungen übermitteln.

Betrifft diese Umstellung den gesamten Wiener Gesundheitsverbund bzw. die gesamte Stadt Wien?
Ja, die Umstellung betrifft den gesamten Wiener Gesundheitsverbund. Allerdings besteht die Möglichkeit für die gesamte Stadt Wien die Rechnungen elektronisch zu senden (in Abstimmung mit der jeweiligen Magistratsabteilung).

Kann ich Mahnungen auch an diese E-Mail Adresse senden?
Nein. Diese E-Mail Adresse ist nur für Rechnungen und Gutschriften gedacht. Mahnungen sollten wie bisher an den jeweiligen Auftraggeber übermittelt werden.

Welche Rechnungsanschrift verwende ich?
Die Rechnungsanschriften finden Sie hier.